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Informativa sulla Privacy

SAP NOW 2021

Informativa aggiornata il: 28 settembre 2021

La protezione della privacy dell'individuo è fondamentale per il futuro del business. Abbiamo creato questa Informativa sulla Privacy per dimostrare il nostro fermo impegno per il diritto dell'individuo alla protezione dei dati e alla privacy. La presente Informativa sulla privacy illustra come gestiamo le informazioni che possono essere utilizzate direttamente o indirettamente per identificare un soggetto (i “Dati Personali”)

A. INFORMAZIONI GENERALI

Chi è il titolare del trattamento dei dati

Il titolare del trattamento per SAP NOW 2021 è SAP Italia S.p.A., Via Monza 7A, Vimercate 20871, Italia (“SAP”) che organizza ed è promotore di SAP NOW (di seguito “Conferenza”). Laddove un modulo di registrazione sia presentato su questo sito Web, il titolare del trattamento può variare in funzione della richiesta o delle finalità per le quali sono raccolti i dati. In ogni caso il titolare del trattamento è esplicitato nell'informativa sulla privacy dello specifico modulo di registrazione. Il DPO del Gruppo SAP può essere contattato all’indirizzo privacy[@]sap.com

Quali Dati Personali vengono raccolti da SAP

Per quanto riguarda la registrazione a SAP NOW, ai partecipanti sono richieste alcune informazioni di base per l’iscrizione e per accedere ai contenuti della Conferenza, cioè le informazioni di contatto (nome, cognome, e-mail, numero telefonico), relazione della persona con SAP o con le società controllate di SAP (il “Gruppo SAP”), per esempio partner, cliente e così via. Sono richiesti ulteriori dati come azienda di appartenenza, provincia, settore, fatturato aziendale, unitamente a argomenti di interesse.

Partecipando a SAP NOW sulla sua piattaforma digitale, SAP raccoglierà informazioni relative alla partecipazione all’evento e in particolare alle sessioni selezionate e partecipate, ai contenuti visualizzati o scaricati nell’ambito della stessa piattaforma.

Se lo si desidera, è possibile fornire ulteriori informazioni su account di social media, numeri da contattare in caso di emergenza e informazioni correlate alla partecipazione alla Conferenza (impegno come relatore, sponsorizzazione o sessioni e workshop specifici ai quali si desidera registrarsi), o particolari interessi e altre informazioni riguardanti la Conferenza che vengono fornite all’atto della registrazione, insieme ai dati elencati nei paragrafi paragrafo precedenti (“Dati di registrazione”).

Perchè SAP ha bisogno dei Dati Personali dell’utente

SAP utilizzerà i Dati di registrazione per gestire la registrazione e l’accesso a SAP NOW 2021, per eseguire il programma della Conferenza (includendo le comunicazioni di aggiornamento e avviso con l’utente prima e durante la Conferenza), per effettuare il follow-up della Conferenza, includendo la proposta di partecipare a un sondaggio sulla soddisfazione dei partecipanti, e per soddisfare eventuali richieste rivolte dall’utente a SAP in occasione della Conferenza.

E’ possibile iscriversi e partecipare a SAP NOW anche qualora non si fornisca il consenso per finalità di marketing SAP che esulano dalla Conferenza, ovvero per essere contattati successivamente da SAP con aggiornamenti in merito ai suoi prodotti o servizi.

Per quanto tempo vengono memorizzati i Dati Personali dell’utente?

SAP memorizzerà i Dati Personali per i soli tempi strettamente necessari;

  • per mettere a disposizione dell’utente i servizi richiesti per l’accesso a SAP NOW, compreso l’utilizzo della piattaforma dell’evento;
  • per ottemperare agli obblighi di legge, compresi quelli derivanti dalle leggi sulle esportazioni;
  • fino a quando l’utente non si opponga al loro utilizzo, laddove l’utilizzo dei Dati Personali sia giustificato dal legittimo interesse commerciale di SAP, come meglio precisato in questa nformativa sulla Privacy;
  • sino alla revoca del consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente dato dall’utente, ove valga il requisito del consenso;
  • nel caso in cui SAP sia tenuta ai sensi di legge a custodire i Dati Personali per un tempo maggiore o necessiti dei Dati Personali per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. I Dati Personali dell’utente saranno conservati fino al termine del relativo periodo di custodia obbligatoria o fino a composizione della controversia.

Chi sono i destinatari dei Dati Personali dell’utente e dove vengono trattati? Le categorie di terzi cui possono essere trasferiti i Dati Personali dell’utente sono:

  • le aziende del Gruppo SAP, perchè possano aggiornare l’utente in merito ai temi di interesse specifici espressi durante la partecipazione a SAP NOW, per richiedere feedback in merito alla Conferenza o ai prodotti/servizi per i quali l’utente ha espresso interesse
  • fornitori di servizio terzi; ad es. i gestori del sito Web e Kali’ Event Platform o i servizi di segreteria e recapito della newsletter, di consulenza o affini
  • le aziende partner sponsor di SAP NOW 2021 con le quali l’utente interagisce, se l’utente ha autorizzato SAP a trasferire i Dati Personali a tali sponsor

Essendo parte di un gruppo di aziende, che opera a livello internazionale, SAP si appoggia ad affiliate (il “Gruppo SAP”) e fornitori di servizio terzi, che si trovano al di fuori dello Spazio economico europeo (“SEE”) oppure da una regione soggetta a restrizioni giuridiche relative ai trasferimenti internazionali di dati e può trasferire i Dati Personali dell’utente in paesi esterni allo SEE. Se i Dati Personali vengono trasferiti in un paese per il quale la Commissione UE non ha ancora adottato una decisione di adeguatezza, SAP adotterà le clausole contrattuali tipo previste dalla UE, così da garantire per via contrattuale un livello di protezione dei Dati Personali paragonabile a quello offerto nello SEE. La copia delle clausole contrattuali tipo (espunta delle informazioni commerciali e non pertinenti) può essere richiesta all’indirizzo privacy[@]sap.com. Per maggiori informazioni sulla dimensione internazionale della protezione dei dati si rimanda a quanto pubblicato dalla Commissione europea a questo indirizzo.

Diritti esercitabili dall’utente previsti dalla normativa per la protezione dei dati personali

L’utente ha diritto di chiedere a SAP, in un qualsiasi momento: un resoconto dei Dati Personali dell’utente da essa trattati, la loro rettifica o la loro eliminazione.

Nei casi in cui SAP utilizza i Dati Personali dell’utente dopo aver ottenuto il relativo consenso o per finalità contrattuali, è possibile chiedere a SAP copia dei Dati Personali forniti dall’utente. La richiesta dovrà essere rivolta all’indirizzo e-mail sotto menzionato, indicando i relativi dati e le attività di trattamento, il formato in cui ricevere tali dati e specificando se i Dati Personali debbano essere inviati all’indirizzo dell’utente o ad altro destinatario. Dopo un attento esame della richiesta, SAP valuterà il modo migliore per soddisfare la richiesta dell’utente.

L’utente può anche chiedere a SAP di non sottoporre i propri Dati Personali ad ulteriori trattamenti laddove: (i) dichiari che i Dati Personali sul suo conto in possesso di SAP siano inesatti, purché permetta a SAP di verificarne l’esattezza, (ii) non sussistano fondamenti giuridici che autorizzino SAP al trattamento di tali Dati Personali e l’utente abbia revocato il consenso ad ulteriori loro trattamenti, (iii) pur non essendo più necessari a SAP, l’utente chieda di conservare i propri Dati Personali allo scopo di esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o contro terzi, o (iv) l’utente si opponga al trattamento dei propri Dati per legittimo interesse di SAP, purché permetta a SAP di determinare o meno la sussistenza di un interesse prevalente (come in seguito definito nella Sezione B) o obbligo legale al trattamento dei Dati Personali dell’utente.

Si avverte tuttavia l’utente che SAP procederà all’eliminazione dei Dati Personali solo se non sussistono obblighi legali di conservazione o diritti prevalenti alla conservazione in capo a SAP. Si fa peraltro notare che l’utente che chieda a SAP di eliminare i propri Dati Personali non può continuare a utilizzare i servizi SAP che presuppongono la disponibilità di tali Dati Personali.

Come esercitare i diritti previsti dalla normativa per la protezione dei dati.

L’utente che voglia far valere un suo diritto alla protezione dei suoi Dati personali, forniti in occasione della registrazione e partecipazione a SAP NOW 2021, dovrà notificare la relativa richiesta alla Segreteria Organizzativa della Conferenza: segreteriasapnow@hi-comm.it

Verifica delle richieste di esercizio dei diritti previsti dalla normativa per la protezione dei dati.

Prima di gestire una qualsiasi richiesta di esercizio di un diritto previsto dalla normativa per la protezione dei dati personali, SAP procederà ad una ragionevole verifica dell’identità del richiedente. Ove possibile, SAP incrocerà i Dati Personali forniti dall’utente all’atto della richiesta di tutela della privacy con le informazioni già in suo possesso. Ciò può includere un confronto tra due o più punti dati forniti all’inoltro della richiesta con due o più punti dati precedentemente aggiornati in SAP.

SAP si rifiuta di elaborare richieste manifestamente infondate, esagerate, fraudolente o non altrimenti previste dalla legge locale.

Diritto di proporre reclamo L’utente che ritenga che i dati personali in possesso di SAP non siano trattati nel rispetto della presente Informativa o delle leggi vigenti, può proporre reclamo al Garante della privacy del paese SEE di residenza o al Garante della privacy del paese o stato di costituzione di SAP.

Posso utilizzare servizi SAP se sono un minore?

In genere, SAP NOW non si rivolge ad un’utenza di età inferiore ai 16 anni o altrimenti minorenne secondo la legge dello specifico paese. La registrazione e l’utilizzo del piattaforma digitale SAP NOW 2021 e dei servizi online associati è precluso ai minori di 16 anni.

B. Trattamenti ammessi dalla normativa

Perché SAP necessita dei Dati Personali dell’utente e relativo fondamento giuridico

SAP necessita dei Dati Personali dell’utente per fornire, su sua richiesta, l’accesso e i servizi di SAP NOW 2021. SAP tratta i Dati Personali per adempiere agli obblighi contrattuali ai sensi dell’Articolo 6(1), lett. B GDPR o della disposizione equivalente della normativa nazionale, ove applicabile.

Trattamento necessario per adempiere un obbligo legale

SAP e i suoi prodotti, tecnologie e servizi sono soggetti alle leggi sulle esportazioni di vari paesi, comprese quelle dell’Unione Europea e di ciascuno dei suoi Stati Membri e degli Stati Uniti. L’utente riconosce che, in considerazione delle leggi sulle esportazioni, misure restrittive e sanzioni varate dai predetti paesi, SAP deve prendere provvedimenti per evitare che entità, organizzazioni e parti figuranti negli elenchi dei paesi sanzionati pubblicati dai relativi governi accedano a determinati prodotti, tecnologie e servizi per il tramite del sito web SAP NOW, SAP o altri canali di distribuzione controllati da SAP. Ciò significa che SAP può, tra l’altro, (i) verificare automaticamente che i dati di registrazione dell’utente come qui indicati e le altre informazioni fornite sulla propria identità non trovino riscontro negli elenchi dei soggetti sanzionati; (ii) ripetere periodicamente tali controlli ad ogni aggiornamento degli elenchi o delle informazioni dell’utente; (iii) bloccare l’accesso di tale utente ai servizi e sistemi SAP qualora i dati dovessero combaciare; e (iv) contattare l’utente per confermarne l’identità qualora i dati dovessero combaciare. Nei predetti casi il trattamento dei Dati Personali è giustificato dalla necessità di adempiere un obbligo legale in capo a SAP (art. 6, punto 1, lettera c) GDPR ovvero in quanto necessario al perseguimento di un legittimo interesse di SAP (art. 6, punto 1, lettera f) GDPR) o ai sensi della disposizione equivalente della normativa nazionale, ove applicabile.

L’utente riconosce peraltro che i dati richiesti per tenere traccia della scelta fatta in merito alla ricezione dei materiali di marketing (che, a seconda del paese in cui opera la società del gruppo SAP, richiederà un consenso espresso alla ricezione e/o offrirà l’opzione di non ricevere i materiali di marketing) potranno essere memorizzati e scambiati da e tra i componenti del Gruppo SAP nella misura necessaria a garantire l’osservanza delle leggi.

Trattamento basato sul legittimo interesse di SAP

SAP può utilizzare i Dati Personali dell’utente per legittimo interesse (art. 6, punto 1, lettera f) GDPR) o ai sensi della disposizione equivalente della normativa nazionale, ove applicabile) nel modo seguente:

  • Frodi e pendenze legali. Se necessario, SAP può utilizzare i Dati Personali dell’utente allo scopo di contrastare o procedere contro atti criminosi, quali le frodi, e per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
  • Questionari e indagini di mercato. SAP si riserva di invitare l’utente a partecipare a questionari e indagini di mercato. Tali questionari e indagini di mercato sono, in genere, concepiti in modo tale che l’utente non possa essere identificato in base a i dati forniti nelle risposte. Se l’utente dovesse comunque fornire dati personali in risposta ad un questionario o indagine di mercato, SAP li utilizzerà per migliorare i propri prodotti e servizi.
  • Creazione di insiemi di dati anonimizzati. SAP anonimizzerà tutti i Dati Personali forniti ai sensi di questa Informativa sulla Privacy allo scopo di creare data set anonimi da utilizzare per migliorare i prodotti e servizi offerti da SAP e dalle sue affiliate.
  • Personalizzazione dei contenuti. Se l’utente acconsente a ricevere messaggi promozionali, comprese newsletter, brochure e white paper, SAP raccoglierà e memorizzerà i dati di interazione tra l’utente e i contenuti SAP allo scopo di creare, sviluppare, operare, fornire e migliorare la comunicazione tra SAP e l’utente. Tali dati, in forma aggregata, saranno utilizzati per fornire informazioni più utili e comprendere cosa sia di maggior interesse per l’utente. Se non si desidera ricevere informazioni di marketing relative a SAP NOW, è possibile discriversi scrivendo alla Segreteria Organizzativa della Conferenza: segreteriasapnow@hi-comm.it
  • Riprese fotografiche e video. SAP potrà effettuaree riprese fotografiche e video durante l’esecuzione della Conferenza, incluse le sessioni generali e specifiche, per finalità di comunicazione interna ed esterna in merito alla Conferenza (“Registrazione legittima”). L’utente prende atto che partecipando alla Conferenza è possibile che venga acquisita la propria immagine, in video e in voce con qualsiasi tecnologia o mezzo indiscriminatamente nel quadro delle riprese della Conferenza, di cui l’utente non è parte rilevante, conformemente a quanto previsto dalla normativa in vigore. Le persone che prendono volontariamente parte a chat o discussioni di gruppo sono consapevoli che potrebbero essere riprese, filmate o fotografate da SAP. Pertanto se l’utente non desidera essere ripreso, filmato o fotografato in tali contesti, deve astenersi dall’intervenire spontaneamente. Le registrazioni delle trasmissioni generali e sessioni specifiche saranno rese disponibili e accessibili dagli utenti registrati alla Conferenza successivamente alla sua esecuzione.
  • Aggiornare l’utente e chiedere un suo riscontro. In virtù del rapporto commerciale esistente tra SAP e l’utente e nel rispetto degli obblighi di legge, SAP può informare l’utente su beni e servizi (quali webinar, seminari ed eventi) analoghi o riferiti ai beni e servizi SAP già ordinati e fruiti dall’utente. Inoltre, se l’utente ha partecipato ad un webinar, seminario o evento SAP, se ha scaricato o preso in visione whitepaper, newsletter, video o prove di software, o se ha acquistato beni e servizi SAP, SAP potrà chiedere all’utente un parere per migliorare ulteriormente il materiale, il bene o il servizio fruito.

L’utente può opporsi a che SAP tratti i suoi Dati Personali scrivendo all’indirizzo email privacy@sap.com

Dopo aver esaminato l’obiezione, SAP cesserà di utilizzare dette informazioni tranne nell’ipotesi in cui sussista un suo interesse legittimo all’utilizzo di tali dati e siffatto interesse prevalga sull’opposizione, ovvero nel caso in cui SAP abbia bisogno delle informazioni per esercitare o difendere un suo diritto in sede giudiziaria.

Trattamento ammesso dalla normativa locale

Se la normativa locale lo permette, SAP utilizzerà le informazioni fornite dall’utente, tra cui anche i Dati Personali, per le seguenti finalità commerciali:

  • per finalità di marketing, quali quella di fornire aggiornamenti sugli ultimi prodotti e servizi SAP e sugli eventi in programma;
  • per dare seguito all’interesse mostrato dall’utente nei confronti dei servizi e dell’offerta SAP;
  • per contribuire a creare, sviluppare, operare, fornire e migliorare i servizi, prodotti, contenuti e pubblicità SAP e per migliorare, aggiornare o ampliare il servizio o i dispositivi di proprietà, prodotti, fabbricati in conto terzi o controllati da SAP;
  • per personalizzare ulteriormente i contenuti proposti all’utente;
  • per finalità interne di, ad esempio, audit, analisi e ricerca, dirette a migliorare i prodotti o servizi SAP;
  • per verificare l’identità e determinare i servizi adatti all’utente;
  • per localizzare gli incidenti di sicurezza, proteggere da atti dolosi, ingannevoli, fraudolenti o illeciti e per perseguirne i responsabili;
  • per condurre attività interne di ricerca per lo sviluppo di tecnologie e a fini dimostrativi;

C. Trattamento basato sul consenso

Nei casi indicati di seguito, i dati forniti dall’utente vengono trattati solo dopo che il medesimo abbia consentito al loro trattamento per la specifica finalità menzionata (articolo 6, punto 1, lettera a) GDPR) o ai sensi della disposizione equivalente della normativa nazionale, ove applicabile. Le finalità indicate nei capoversi seguenti presuppongono, pertanto, un’espressa dichiarazione di consenso dell’utente nel Consent Resource Center. Se l’utente, dopo aver indicato uno o più consensi, accede nuovamente a questa Informativa sulla Privacy, vedrà la versione integrale del testo, e non solo le finalità cui ha acconsentito.

Notizie sui Prodotti e Servizi SAP.

 Fermo restando il consenso espresso dell’utente al trattamento per la particolare finalità, SAP si riserva di poter utilizzare il nome, l’email, il numero di telefono, la qualifica e i dati generici sul datore di lavoro dell’utente (nome, settore, fatturato aziendale) così come il profilo di interazione basato sulle precedenti interazioni con SAP (storico acquisti, partecipazione a webinar, seminari o eventi oppure utilizzo di servizi (web) - per maggiori informazioni a riguardo vedi la Dichiarazione sui Cookie del relativo sito Web utilizzato per SAP NOW 2021) per informare l’utente sulle ultime novità di prodotto, gli aggiornamenti e upgrade del software, le offerte promozionali, gli altri contenuti informativi su software e servizi SAP (comprese newsletter a sfondo commerciale), nonché per comunicare gli eventi SAP in programma e per personalizzare i contenuti proposti al medesimo sui siti Web di SAP. Nell’ambito delle attività di marketing, SAP si riserva di fornire a reti social di terzi o altre offerte Web (quali Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram o Google) un Hashed ID dell’utente per sfruttare gli input di siffatti social o i database dell’offerta Web, allo scopo di personalizzare ulteriormente i contenuti proposti.

Inoltro dei Dati Personali dell’utente alle altre società SAP. 

SAP può trasferire i Dati Personali dell’utente ad altri soggetti del Gruppo SAP. L’elenco aggiornato delle aziende del Gruppo SAP può essere consultato cliccando su questo link. In questo caso, detti soggetti saranno autorizzati ad utilizzare i Dati Personali dell’utente per le stesse finalità e alle stesse condizioni previste dalla presente Informativa.

Inoltro dei Dati Personali dell’utente a terzi.

Su richiesta dell’utente e nel rispetto dei consensi resi, SAP trasferisce i dati di registrazione dell’utente alle aziende Sponsor indicate nella pagina di registrazione. Se l’utente interagisce con i Partner Sponsor, queste interazioni (quali l’accesso alle sessioni specifiche tenute dagli Sponsor, download documenti, richieste dirette, etc.) saranno rese note agli Sponsor. Tali società possono utilizzare i dati di registrazione dell’utente per le sole finalità connesse alla loro partecipazione a SAP NOW 2021 e sono obbligate ad eliminarli non appena l’evento si è concluso. Le società che intendano utilizzare i dati dell’utente per eventuali altre finalità sono tenute a contattare l’utente e dichiarare le modalità e le finalità dell’utilizzo.

Revoca del consenso precedentemente fornito.

L’utente può, in ogni momento, revocare un consenso fornito ai sensi del presente disdicendo l’iscrizione. Alla revoca del consenso SAP cessa di trattare i Dati Personali per la specifica finalità, salvo sia obbligata a farlo per legge. Se SAP è tenuta per legge a conservare i Dati Personali dell’utente, essi verranno conservati per i soli tempi previsti dalla normativa e saranno esclusi dai futuri trattamenti. La revoca non ha valenza retroattiva sui trattamenti pregressi dei Dati Personali da parte di SAP. Inoltre, se l’offerta SAP utilizzata dall’utente presuppone il consenso dell’utente, a decorrere dalla revoca SAP non sarà (più) in grado di fornire lo specifico servizio (o servizi, nel caso in cui venga revocato il consenso all’uso del profilo del SAP Identity Authentication Service per offerte SAP multiple), offerta o evento.

D. Cookie e strumenti analoghi

Le informazioni raccolte da cookie e tecnologie analoghe e le rispettive finalità di utilizzo sono dettagliate nell’Informativa Cookie Policy relativa alla piattaforma digitale SAP NOW 2021. Le preferenze sui cookie possono essere esercitate nei termini indicati nell’informativa consultabile nel footer inferiore della homepage di SAP NOW 2021.

E. Ulteriori informazioni. Contatto

Per ulteriori informazioni sulla gestione generale dei dati personali da parte di SAP, per esempio durante la visita dei siti Web di SAP o per approfondire altre disposizioni nazionali e regionali, consultare l’informativa generale sulla privacy di SAP sul sito: https://www.sap.com/italy/about/legal/privacy.html. Per qualsiasi domanda riguardante la protezione dei dati da parte di SAP, contattare privacy[@]sap.com